Power BI資料更新:Excel來源表格範圍與圖表日期階層

Power BI Desktop資料來源是採取連線路徑的方法,本文介紹如何調整Excel表格範圍更新資料,進而取消時間軸日期階層,避免圖表值在不同月份同一天數堆疊的情況。

本書範例是每天都有新資料的書籍排行榜,也許一開始沒有多少,日積月累的量可是相當可觀。因此對於本章所介紹的資料分析而言,資料量大意味著多元的分析可能性,不過同時也會面臨到資料更新的問題。不太可能每次都重頭操作一次,微軟在開發Power BI當然也會考慮到這一點,本節即介紹如何有效率更新資料。

一、Excel表格範圍

上一節是11月份資料,程式會自動累加當天的新資料。如同截圖所示假設已經累積到12月底了,由於在本章第一節Power BI是取得Excel表格資料,如果想要Power BI更新來源資料,第一步是將表格擴充到12月底。

擴充方式很簡單,依序選擇上方功能區「表格工具>設計>內容>調整表格大小」,於對話方塊中將改變儲存格範圍即可。

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二、Power BI資料來源

Power BI和Excel有個主要不同之處,Excel預設是輸入資料應用,使用者於工作表儲存格輸入一項一項內容,Power BI則是預設匯入外部資料,也因此會紀錄資料來源路徑,方便再次取得資料或更新資料,類似於Excel開啟舊檔時會自動跳出最近一次的資料夾路徑。

有了基本概念之後,在Power BI上方功能區「常用>查詢」中將「轉換資料」下拉,選擇「資料來源設定」。

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三、變更來源路徑

於「資料來源設定」對話方塊,可以清楚看到Power BI Desktop在匯入外部資料後並不是就此結束,而是將這個線索保留,在這裡可以選擇「變更來源」。當然也可以利用這條線索,如同後續操作所介紹的方法直接同步更新資料。

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四、資料同步更新

更新方法很簡單,上方功能區的「常用>查詢>重新整理」,輔助文字的說明很清楚,只要點這個按鈕,報表中所有視覺效果都會取得最新資料,起到同步更新來源檔案的作用。

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五、視覺效果更新

更新之後,「分類2」的「個人成長」有「37011」筆資料,而參考本章第三節第七步驟,亦即贊贊小屋部落格文章:Power BI教學:Power Query分割資料行,調整矩陣區域圖。當時只有「19469」筆資料,顯然這裡的資料量增加了,原因便是第一步驟已將來源資料的表格從11月擴充到包含12月。

不過仔細看這裡的區域圖,水平軸坐標刻度在30日後再多了一些,表示資料從11月到12月,已經包含了31日,但在排列上似乎是兩個月同一天累加的方式,例如11月1日加上12月1日,顯然如此的方式不合乎分析直覺,關於這一點在稍後會說明如何解決。

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六、Power Query編輯器

利用本章第三節同樣操作方式,「常用>查詢>轉換資料>轉換資料」進入Power BI編輯器後,會發現Power BI在更新資料的同時,先前在Power Query曾經執行過的資料處理操作,也會自動應用在最新取得的資料上。

Power BI Desktop進入Power Query編輯器可以參考贊贊小屋相關文章

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七、圖表日期軸階層

前面第五步驟有提到區域圖是不同月份的月初到月底每一天的堆疊值,這是因為Power BI會自動將日期類型的欄位階層化,亦即本章第二節第二步驟自動出現「年」、「季」、「月」、「日」等標籤,而當時同樣在第二節第三步驟設定為「日」階層,因此造成第五步驟的狀況。

解決方便是取消階層,將區域圖視覺效果中「軸」「日期」下拉,由「日期階層」改為「日期」。此時區域圖水平刻度便是符合一般直覺的日期軸。

關於Power B日期類型標籤的情形,可以參考贊贊小屋相關文章

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Power BI更新資料的延伸

‘這一節在更新資料時第一步驟是手動擴大表格範圍,所以嚴格而言是半自動化。不過Power BI除了有各式各樣的視覺效果,在取得資料的來源也是相當多元,如果連線來源是會自動更新的SQL資料庫或比較純粹的Excel檔案,可想見Power BI在資料更新時更有效率。讀者有興趣可以在這方面繼續深研,本書是以範例應用的部份作介紹,其他不再多作說明。

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