資料正規化的表格有助於進行種種查詢分析比對，本文以健保級距表為例，介紹常常會遇到的合併儲存格和空白字元2個狀況，如何快速將報表整理乾淨。
一、健保薪資級距
下載之後的Excel表格常常會有這種狀況，它會把同一類別的項目進行儲存格合併，例如這裡看到的「第一組 級距1200元」。這樣子的做法網頁上和報告中會比較美觀整齊，可是在Excel進行資料篩選、分析、核對的時候不太方便。因此贊贊小屋習慣會做個資料正規化的整理，也就是這篇文章所要介紹的主題。
另外注意到這裡的文字內容，它中間是含有空白字元的情形，這個也會一併介紹如何處理。
參考資料：健保局投保金額分級表(113.01.01生效)。
二、取消合併儲存格
首先是取消儲存格合併。由於目標儲存格都是位於「組別 級距」的欄位，而且目前報表是分成左右兩個部分，比較好的做法是先按住Ctrl鍵，然後陸續選取A欄跟E欄的範圍，接著再同時選取兩個分散欄位的狀態下，Ctrl+1快速組合鍵叫出「設定儲存格格式」的視窗，切換到「對齊方式」頁籤，在「文字控制」面板中將「自動換行」和「合併儲存格」都取消掉。
三、儲存格空白字元
取消之後，原來在Excel所謂的合併儲存格，它所顯示的資料其實只在於整個合併範圍最左上角的儲存格，其他合併中的儲存格都是空白，另外注意到左上角的儲存格內容的中間是包含了空白間距。
四、插入輔助欄位
不管是從保留原始資料的角度，或者是從Excel工具的特性，進行報表資料的整理有個很好用的方法，例如像這裡所看到的，先選取想要處理的B欄位置，按下滑鼠右鍵，於快捷選單中點選「插入」。
五、IF函數公式
依照目前報表資料的特性設計函數公式：「=IF(A5=””,B4,TRIM(A5))」。在此是利用到IF函數若P則Q否則R的特性，如果左邊的儲存格是空白的話，代入上方儲存格的內容，否則的話就取左邊儲存格的內容，而且同時利用TRIM函數將文字中間的空白去除。
六、選擇性貼上值
在報表欄位的第一格設計好公式之後，簡單連按兩下或者是向下拖曳就可以複製公式，這部分可以參考贊贊小屋相關的文章或者是影片。另外還有一個重點是在新增輔助公式欄位之後，如果之後有報表篩選或者重新整理，公式所計算的結果很有可能會跑掉，因此在確認公式有達到預期效果之後，先選擇整個公式欄位Ctrl+C複製，接著在同樣位置滑鼠右鍵，於「貼上選項」中點選其中有「123」數字值的圖標，它的作用是只貼上值，要將儲存格的內容從公式轉換為純粹的值，如此就不會因為報表重新排序而跑掉。
七、整理後資料欄位
經過上個步驟的操作，果然目前整個欄位都是單純的值，不再是函數公式了。當然以後還會用到這個公式的話，也可以在轉換值之前先將這個公式複製保留在其它地方。
八、資料正規化報表
最後整理好的報表如同截圖所示，注意到原本的格式為了檢視方便是分成兩側，左邊右邊各一半。在這裡為了資料分析方便，已經剪下貼上簡單的合併成單一版面的報表格式。
最終修改後的檔案，讀者有需要可以直接下載。
Excel三種靈活運用的方式
這篇文章主要是介紹取消合併儲存格的資料整理方式，正好也是在這個過程中，瞭解到Excel非常靈活，可以做表格報告方式的呈現，可以用視覺化圖表展示，也可以當作資料庫儲存明細表，而且還可以依照需求在兩者之間進行整理切換。
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