差異分析報告是工作上資料整理的重點，本文以公司費用報表的2個範例，教你如何應用自訂篩選和條件化格式設定的Excel技巧，快速找出有哪些異常項目。
會計師事務所查帳，針對金額大於重要性的兩期費用會科，詢問客戶差異原因進行分析，算是查帳基本功。在業界編製財務報表，針對兩期差異較大的會科項目，核對分析後作為公司內部管理依據，也是財會部門基本功。有時候如果科目太多，一行一行找出差異大的科目，眼睛容易花掉，耗費時間也就算了，還有可能出錯，這一節以範例分享如何讓Excel一絲不苟嚴謹地代勞：
一、費用差異分析表
簡化的兩期費用差異分析表，針對差異大於30萬者，分析其差異原因。
二、資料排序與篩選
先選取整個報表範圍，這裡因為資料格式非常整齊，所以也可以選取報表第一列或者整個第一列。然後上方功能區「常用」頁籤，於「編輯」指令集中將「排序與篩選」下拉，選擇「篩選」。
三、數字自訂篩選
滑鼠游標停在「數字篩選」，右邊選單可以看到有很多快捷選項，在此點選「自訂篩選」，表示於較完整的對話方塊中設定條件。
四、差異篩選條件
「自訂自動篩選」視窗中，設定「大於或等於」「30000」「或」「小於或等於」「-300000」，非常直覺化的操作。
五、差異分析說明
成功篩選出來了差異大於30萬的會科，包括大於等於30萬和小於等於負30萬，查帳員或會計人員深入追踪瞭解後，填入差異說明，如此即為一份簡單而完整的費用差異說明報表。
六、設定格式化條件
前述篩選有個遺憾，只會顯示差異大、需要分析的會科，其餘會科被隱藏了。很多時候，老闆或主管喜歡報告中顯示完整的資料，再把差異大有說明的部份標示出來，達到較為全面性的掌握。
對此，於上方功能區「常用」頁籤，可以「樣式」指令群組中的「設定格式化條件」，選單下拉後點選「新增規則」。
七、編輯格式化規則
在「新增格式化規則」視窗中，這裡用到規則類型為「只格式化包含下列的儲存格」，於下面的「編輯規則說明」中，設定「儲存格值」「大於或等於」「300000」，接著點選「格式」。
八、設定儲存格格式
出現相當熟悉的「設定儲存格格式」視窗，於「填滿」頁籤中將背影色彩設定為黃色，最後「確定」。
九、差異分析報告
先回到「新增格式化規則」，再按「確定」回到工作表，結果合乎預期，差異大於30萬的儲存格，業已填滿黃色背景。
十、完備差異分析表
依樣畫葫蘆，再設定一項小於負30萬的規則，如此即達成正負差異大於30萬的會科，Excel皆標示黃色了。
自訂篩選與格式化條件
這節範例主要分享以格式化條件替代執行篩選功能，用意是可以在完整報表中呈現異常追踪項目，其實在第五個步驟篩選好了之後，將篩選出來的項目背景填滿顏色，再取消篩選，同樣可以達到相同效果，其操作相對簡單，這裡不特別以圖文說明。另外，格式化條件可說是Excel重點發展的複合指令，隨Office幾次改版增添了許多實用的功能，日後規劃將會以適當範例，完整介紹格式化條件的進階應用。
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